第一章 总则

第一条 目的

为了进一步规范和加强学校印章管理，保障印章的权威性、严肃性和安全性，完善印章刻制、使用安全与效率，根据国家有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于安徽信息工程学院所有印章。

第三条 职责

校长办公室是学校授权的印章综合管理统筹单位，负责学校印章的保管、审核、制发、启用、废弃、收缴及监督使用等工作。

第二章 印章种类

第四条 印章的种类

（一）董事会、监事会印章：根据《中华人民共和国公司法》里对董事会、监事会的职责和权限明确规定，应在其职责、权限范围内使用印章；

（二）法定代表人章：指使用效力代表法定代表人行政权利的印章，印章名称为组织机构法定代表人姓名并在姓名后加“印”字；

（三）“安徽信息工程学院”公章和“安徽信息工程学院”钢印，印章名称与组织机构注册名称一致；

（四）校党委印章：字为“中共安徽信息工程学院委员会”印章，校内外行使党委职能用；

（五）校领导签名章：由学校统一管理的镌刻校领导姓名的印章，即校领导签名章；

（六）业务专用类（委员会）印章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，常见的专用章例如“财务专用章”、“合同专用章”、“发票专用章”、“招生专用章”；

（七）行政印章：代表组织机构内下设各单位行政权利的印章，主要包括职能部门印章与二级学院行政章；

（八）校党委办公室、各基层党总支、团组织印章；

（九）其他因工作需要配制的印章。

第三章 印章刻制

第五条 各类印章的刻制

（一）董事会、监事会印章：依据国家法律法规及学校章程设立董事会、监事会，由校长办公室负责刻制事宜；

（二）法定代表人章、“安徽信息工程学院”公章、校党委印章、业务专用章中“财务专用章”：由校长办公室持上一级单位批准成立的批件及证明信函，前往公安机关审批办理刻制印章相关事宜，并按照要求办理相关备案手续；

（三）学校钢印、校领导签名章：由校长办公室统一刻制；

（四）业务专用类（委员会）印章：除“财务专用章”外各类业务专用章、委员会印章由相应业务或牵头单位线上申请，完成单位负责人、分管校领导、校长办公室三层审批后，由校长办公室确定需刻制的印章规格、式样等内容，并统一到指定的刻章机构刻制；

（五）行政印章、校党委办公室、各基层党总支、团组织印章及其他因工作需要配制的印章均按照业务专用类（委员会）印章申请程序，完成线上层层审批后，由校长办公室统一刻制。

第六条 印章重新刻制要求

（一）印章因遗失、破损或因单位合并、分立、名称变更等原因需重新刻制的，由使用单位线上提出申请，写明印章重新刻制缘由，完成相应审批程序后刻制；

（二）印章因遗失申请重新刻制的，新制印章须有异于原印章，以示区别。

第四章 印章启用

第七条 各类印章的启用

（一）董事会、监事会印章、校领导签名章：统一由校长办公室刻制完成后正式开始使用；

（二）法定代表人章、“安徽信息工程学院”公章、校党委印章：主要指向公安机关备案刻制的印章，由校长办公室向公司备案后，确定印章启用时间与通知对象，拟定并发布正式启用通知；

（三）“安徽信息工程学院”钢印由校长办公室刻制完成后，交由教务处正式使用；

（四）业务专用类（委员会）印章、行政印章、校党委办公室、各基层党总支、团组织印章均由印章保管单位（申请刻制单位）负责根据工作需要，确定印章启用时间、启用通知发布等工作。

第八条 印章启用要求

（一）由校长办公室统一负责在公安部门指定单位刻制的印章（即公安机关审批办理刻制以外的印章），必须在校长办公室留存印模备案，校长办公室无备案的印章，学校不承认其有效性；

（二）领用新印章前，校长办公室须收缴原印章，首次制发除外。收缴后的印章由校长办公室递交至学校档案室保存或销毁。

 第五章 印章保管

第九条 各类印章的保管

（一）董事会、监事会印章、“安徽信息工程学院”公章、“中共安徽信息工程学院委员会”印章、“安徽信息工程学院合同专用章”由校长办公室保管，校领导签名章由校领导根据需要，授权校长办公室保管，上述印章均由校长办公室负责人明确具体印章保管人；

（二）法定代表人章由财务处保管，由财务处负责人明确具体印章保管人；

（三）“安徽信息工程学院”钢印由教务处保管，由教务处负责人明确具体印章保管人；

（四）业务专用类（委员会）印章由相应业务单位保管，并由相应业务单位负责人明确具体印章保管人；

（五）行政印章、校党委办公室、各基层党总支、团组织印章均由相应单位保管，由相应单位负责人明确具体印章保管人，其中校党委办公室印章保管人原则上应由党委办公室秘书担任；各基层党总支、团组织印章保管人原则上均应由相应组织秘书担任。

第十条 印章保管要求

（一）各印章保管单位须向校长办公室报备专任印章保管员，并对所掌管的印章，根据工作需要制定管理细则，并报校长办公室备案，做好日常用章台账登记，确保申请用章人、用章事项和审批人有记录并可追溯，学校将不定期对各单位用章情况进行抽查；

（二）业务专用章中财务专用章和法定代表人专用章须配置不同的印章管理员；

（三）印章管理负责人为印章保管单位负责人，非印章保管人员；

（四）印章存放地点要求安全保险，未经批准不得携带印章离开用印办公地点。印章遗失，必须及时上报，按规定流程处理。

第六章 印章使用

第十一条 印章使用范围

（一）董事会、监事会章

依据公司法和章程，代表董事会或监事会在权限范围内行文，一般用于发布董事会或监事会决议、报告、公告等。

（二）法定代表人章

依照公司法和学校章程代表法定代表人在权限范围内行使职权，主要用于需法定代表人签章的文件。

（三）学校公章

学校公章一般用于对外事项及内部重大事项，使用范围为：

1.以学校名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告等，向校外发出的函件，在校内印发的文件；

2.以学校名义签署的合同、协议、备忘录、意向书、统计报表、介绍信、工作证明等，依照规定、约定或者惯例，不能使用学校业务专用章的；

3.以学校名义颁发的聘书、证件、证书、奖状等；

4.以学校名义申报的科研项目、科研成果、科研奖励以及申请专利、商标等相关文件、材料；

5.本校教职工或学生办理出国（出境）审批手续所需的相关文件、材料；

6.法人证书复印件、介绍信；

7.各类常规性报表；

8.办理（含补办）毕业证明书、学位证明书、学生证、工作证及其他证明材料，包括其复印件、翻译件等；

9.其他依照规定、约定或者惯例，不能使用学校各单位印章及业务专用章，需要加盖学校公章的文件、材料。

（四）学校钢印

学院钢印仅限于加盖在各类证书如教师证、毕业证、结业证、学位证、学生证、聘书等，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，不得单独使用。

（五）校党委印章

1.以学校党委名义上报、下发的文件、公函、报告、决议、批复和其它材料；

2.由校党委批准的入党积极分子考察表、入党志愿书等党员发展材料；

3.签署党委意见的报表、推荐表；

4.以党委名义开具的介绍信；

5.相关政审材料；

6.经党委书记批准的其它需要使用党委印章的文件及材料。

（六）校领导签名章

1.以学校名义颁发的，需要加盖校领导签名章的证书、聘书等；

2.需要加盖校领导签名章的各类报表、合同、协议、委托书、申报表、审批表等；

3.以校领导名义发出的信函、证明等；

4.学生毕业证、学位证、各种校级聘书、荣誉证书；

5.政审用章；

6.党员发展用章，入党积极分子考察表、入党志愿书等；

7.其他需要加盖校领导签名章的文件、材料。

（七）业务专用类（委员会）印章

适用于本单位开展相关业务所需，不得超出相关业务范围使用。

（八）行政印章

1.职能部门印章：各单位根据学校机构设置刻制的印章，仅限于该部门职能权限范围内部使用。如校长办公室印章，代表行使学校内行政中枢管理职能，适用于学校内部行文，一般用于内部实施计划、组织、指挥、控制等管理职能的文件或信息发布；

2.二级学院印章：根据各教学单位设置刻制的印章，仅限于该学院内职能权限范围内部使用。

（九）校党委办公室、各基层党总支、团组织印章

1.校党委办公室印章：一般用于内部管理职能的文件或信息发布；

2.各基层党总支、团组织印章：一般用于发展党（团）员、组织关系转接、党（团）内材料报送、相关信息征询、证明和发布等事项。

第十二条 印章使用审批

（一）董事会、监事会印章：线下操作，由申请部门负责人审批报校长办公室负责人同意后使用；

（二）法定代表人章、“安徽信息工程学院”公章、校党委印章、校领导签名章：在学校信息门户-业务流转系统申请，按照系统设置流程审批归档后，即可至相应印章管理单位办理用印（可查看《安徽信息工程学院印章相关审批权限表》）；

（三）“安徽信息工程学院”钢印：由教务处负责人批准后即可办理用印，学校钢印不得代替学校印章使用；

（四）行政印章、校党委办公室、各基层党总支、团组织印章：由印章管理单位自行管理，但须参照校级用章规范自行设置相应规定，并做好台账等过程管理；

（五）业务专用类（委员会）印章

除“合同专用章”外，均线下操作，由各单位制定规范并做好台账及过程管理。业务专用类（委员会）印章不能代表整个机构的权力，只能用于印章上刊明的使用范围，超范围使用不具有法律效力。

第十三条 用章要求

（一）用章范围要求

1.严格控制学校印章、钢印的使用范围，凡用各单位印章或有关专用章即可以办理的事项，不得使用校级印章；

2.除经学校授权外，学校所属各单位印章不得以学校名义对外签署合同、协议、承诺，以及对外出具证明材料、情况说明等；

（二）合同、协议类用章要求

1.申请合同专用章

须报公司法务部审核，对无合同模板、合同模板关键条款改动（包括但不限于双方权利义务/知识产权与保密条款/违约责任/合同终止与解除情形/争议解决条款等）、采用对方合同模板，必须法务审核；

2.申请公章

未明确要求公章与合同章，而申请公章的情形，亦须报公司法务审核，审核通过后方可开始用章申请流程；

（三）用章过程与审核

1.印章保管部门须做好用印过程保密工作；

2.合同/协议用印前完成签字手续，单份合同文本达两页以上的加盖骑缝章。严禁在空白文本上盖章；

3.各单位应严格照章用印。印章管理员用印前必须审核用印内容，检查审批手续，核实签发人姓名、用印件内容与落款，凡是修改材料涉及关键内容，必须重新提交用章申请。盖章位置要恰当，印迹要端正清晰；

4.急需用印但因故无法及时完成用印申请手续，印章保管员在得到单位领导邮件审批或内部交流信息审批后方可用印，但对上线的印章，用印申请人必须同步线上提交用章申请，并跟进完成用印审批手续。

第十四条 印章外借

（一）印章原则上不准外借。确因公需携章外出的须完成相应外借手续：线上业务流转系统-印章外借申请中按操作步骤提交并审批归档后办理；

（二）校级印章外借，须有外借单位至少1名中层领导陪同，外借期间，临时印章管理员及外借团队的中层对用印行为负责，共同承担用印后果；

（三）印章外借期间仅限于所申请事项，不得用作他途或转借第三方；

（四）外借印章单位应注明印章借还时间，单次外借时间不得超过1个自然日，如特殊情况，需校长审批同意并向校长办公室报备。

第七章 印章丢失

第十五条 公安机构备案的印章（公章、校党委章、法人章、合同专用章、财务专用章）须在1个工作日内向遗失地所属派出所报案。

第十六条 其他印章遗失，印章保管单位须在 1 个工作日内上报校长办公室。

第十七条 所有因管理不善造成印章丢失的，属工作失职行为并追究当事人责任。 

第八章 印章废止

第十八条 出现以下情况之一，原印章停止使用

（一）印章对应组织机构发生变更；

（二）印章图样按国家或地方有关部门或公司相关规定进行调整；

（三）印章损坏或遗失。

第十九条 印章废止流程

（一）董事会、监事会印章：依据国家法律法规需废止的由校长办公室移交学校档案室；

（二）法定代表人章、“安徽信息工程学院”公章、校党委印章、“合同专用章”：由公安机关按照程序缴销，校长办公室报公司备案；

（三）“安徽信息工程学院”钢印、业务专用类（委员会）印章、行政印章、校党委办公室、各基层党总支、团组织印章均由校长办公室收缴后递交至学校档案室保存或销毁。

第九章 责任

第二十条 用印材料对口审批单位对涉及本单位用印材料的审批负责，校长办公室对各单位自行管理的印章采取检查与监督机制。

第二十一条 存在以下任意一种行为，将视情节轻重根据相关规定，对相关责任人员给予相应处分：

（一）私刻、伪造印章的；

（二）冒用、盗用印章的；

（三）未按规定审批规则，擅自使用印章的；

（四）对印章管理员威逼利诱，胁迫其使用印章的；

（五）通过欺骗手段骗取审批的，或在用印文件中夹带未经审批的材料的；

（六）超出使用范围使用印章的；

（七）其他违反本规定或其他不规范使用印章而导致学校损失的行为。

第二十二条 任何一种不规范使用印章的行为，给学校造成经济损失或负面影响的，将根据学校违规违纪等有关规定进行处理，必要时移交司法机关。

第二十三条 用印需求单位对用章文件内容的真实性、有效性负责。

第十章 附则

第二十四条 本办法由校长办公室负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起施行，原《安徽信息工程学院印章管理办法》（院办字〔2017〕8号）同时废止。