第一章  总则

第一条 为进一步规范学校各类公文处理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量与效率，根据国家关于公文处理的规范及格式要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各单位公文处理。

第三条 公文是学校职能部门、党群机构和二级学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 校长办公室是学校公文处理归口管理单位，对全校各单位公文处理工作进行规范性指导、检查。

第二章  公文种类

第七条 学校公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销校内有关单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（四）公示。适用于事先预告周知相关事项，用以征询意见、改善工作。

（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）通知。适用于发布、传达要求学校各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，人员任免。

（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（九）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（十）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（十一）批复。适用于答复学校有关单位请示事项。

（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准等。

（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。具体纪要行文格式及要求参照会议管理相关规定执行。

第三章  公文格式

第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，顶格标注在发文单位标志左上角第一行。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度在左上角分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。国家秘密标志形式为“密级★保密期限”“密级★解密时间”或者“密级★解密条件”。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度在发文单位标志的左上角分别标明“特急”“加急”，顶格编排。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文单位标志。应当使用发文单位全称或者规范化简称或者同类型单位统称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

1.行政发文，共设置三类发文单位标志。发文单位标志为“安徽信息工程学院董事会文件”，适用于董事会发文；发文单位标志为“安徽信息工程学院文件”，适用于一、二级发文；发文单位标志为“安徽信息工程学院（学院中心处室）文件”，适用于三级发文。

2.党务发文，共设置两类发文单位标志。发文单位标志为“中共安徽信息工程学院委员会文件”，适用于党务一、二级发文；发文单位标志为“中共安徽信息工程学院委员会部门文件”，适用于党委部门三级发文。

3.学校单独设置“中共安徽信息工程学院纪律检查委员会文件”“安徽信息工程学院保密委员会文件”“安徽信息工程学院工会委员会文件”“共青团安徽信息工程学院委员会文件”四类发文单位标志，分别适用于纪委、保密委、工会、团委的校级发文；发文单位标志为“中共安徽信息工程学院纪律检查委员会办公室文件”，适用于纪委办公室发文。

4.函件。发文单位标志为“安徽信息工程学院”，适用于行政公函；发文单位标志为“中共安徽信息工程学院委员会”，适用于党务公函。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

学校发文单位代字根据等级分为一级发文代字、二级发文代字和三级发文代字。一、二级发文代字适用于校级文件，三级发文代字适用于部门级文件。联合行文时，使用主办单位发文代字。

1.一级发文代字

行政公文

（1）校董字，适用于学校董事会作出的重大战略决策、重要事项审议意见、校长任免等有关文件行文。具有发文权限单位为董事会。

（2）校字，适用于学校日常运营中涉及的重大政策、实施方案、重点工作计划、重大事项决策部署，向上级行政机关报告、请示重要工作和呈送意见等行文。具有发文权限单位为各职能部门。

（3）校函字，主要适用于就有关具体问题与校外不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复事项等行文。具有发文权限单位为学校各单位。

党群公文

（4）校党字，适用于学校贯彻落实上级党委重要工作指示、重点工作计划、重大事项决策部署，向上级党的机关报告、请示重要工作和呈送意见等行文。具有发文权限单位为党委各部门。

（5）校纪字，适用于学校层面纪律检查等方面重要工作部署、决策，发布规章制度等行文。具有发文权限单位为学校纪律检查委员会。

（6）校密字，适用于学校贯彻落实国家关于保密工作的重要指示、具体要求的部署，发布校内规章制度行文。具有发文权限单位为学校保密委员会。

（7）校工字，适用于学校层面工会组织建设、维护、参与教育等重要工作部署，发布规章制度行文。具有发文权限单位为学校工会委员会。

（8）校团字，适用于学校层面共青团组织建设、思想教育活动等重要工作部署，发布规章制度等行文。具有发文权限单位为学校团委。

（9）校党函字，主要适用于就有关党务具体问题与校外不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复事项等行文。具有发文权限单位为党委各部门。

2.二级发文代字：主要适用于各职能部门、党委各部门等在各自职责范围内布置、通知有关全校性工作，发布规章制度等行文。具有发文权限单位为各职能部门、党委各部门、紫云英创新创业学院。

3.三级发文代字：主要指学校各职能部门主管业务短期、常规性事务性工作安排等行文，涉及跨部门工作安排应以更高级行文发布。二级学院、中心原则上只发三级文件，在本单位内部使用，如涉及跨单位或全校性工作应提请业务主管单位行文。

4.凡涉及对外报送的有关文件，应使用一级发文代字行文。学校公文字号设置明细表详见附件1。

（六）签发人。上行文应当注明签发人姓名。联合行文要同时注明联合发文单位的签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，公文首页必须显示正文。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文附件，应在正文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，上下对齐；附件名称后不加标点符号，回行时与上一行的首字对齐。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称。

（十二）成文日期。署会议通过或者签发的日期。联合行文时，署最终签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。附注应当标注学校信息公开属性（如：“此件主动公开”“此件依申请公开”“此件不予公开”）、公文印发传达范围等需要说明的事项。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人的姓名和电话。附注居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另页编排，在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字及附件顺序号，附件标题居中编排在第三行。附件格式要求同正文。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。如需抄送，“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，用4号仿宋体字，最后一个抄送单位名称后标句号。抄送单位之上应当加粗横线。

（十七）印发单位和印发日期。公文的印发单位和印发日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第九条 学校公文格式参照《安徽信息工程学校公文格式规范》执行。

第四章  行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制、精简公文的数量和篇幅，没有实质意义、可发可不发的公文一律不发；现行公文仍然适用的，不再重复发文；涉及同一事项工作部署的公文，尽量联合行文。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职责范围确定，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文三种：

（一）上行文，主要用于向中共安徽省委教育工委、安徽省教育厅、学校董事会、政府相关部门等上级机构报告、请示有关事项。

（二）下行文，主要用于向学校各单位发布决定、通知，作出批复，通报有关事项。

（三）平行文，用于向不相隶属的单位商洽、联络工作，询问和答复事项。

第十二条 向上级部门行文，应当遵循以下原则：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄报相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。如属上级部门负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

（四）请示事项涉及校内跨单位事项，应与相关单位协商起草，履行会签程序后上报；未经协商、会签，不得上报。

（五）上行文应按规定履行校内公文审批程序，并按照上级部门要求的途径和份数报送。须报送电子公文的，应当由校长办公室通过电子政务平台提交电子公文。

第十三条 联合行文。校内各单位根据工作需要可联合行文。属于本单位职权范围内的工作，不得联合行文。

第五章  发文办理

第十四条 发文办理，包括起草、审核、签发、编号、登记、印发等程序。

第十五条 公文起草。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示，完整准确体现发文单位意图并同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法切实可行。

（二）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（三）文种正确，格式规范。

（四）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（五）凡属于各单位职责权限内的事务，由所在单位负责起草；涉及跨单位职权范围工作的文件，由主办单位与相关单位协商起草，主办单位应当主动与有关单位协商。

第十六条 公文审核、签发。公文起草后，通过学校公文流转系统进行审批，其中涉密公文填写《安徽信息工程学院文件拟稿封面》履行线下审批程序，涉密公文严禁通过线上系统审批。

（一）学校一级发文由公文起草单位负责人亲自主持、指导，认真审核把关之后，报分管联系校长做进一步审核，由学校党委书记或校长签发。

（二）学校二级发文由公文起草单位负责人对公文内容、质量审核把关，原则上由分管联系校长签发。经学校党委会或校长办公会审议的事项、属学校全局性的重大事项等二级发文，由学校党委书记或校长签发。公文内容涉及跨单位时，由主办单位根据具体情况呈送相关单位主要负责人或其分管联系校长会签，由公文起草单位分管联系校长签发；联合发文由所有联署单位负责人和分管联系校长会签后，由公文起草单位分管联系校长签发。

（三）学校三级发文由公文起草单位分管中层对拟发布的公文内容进行认真审核把关，职能部门三级发文由分管联系校长签发，教学单位三级发文一般性工作事项由执行院长签发，重大事项由分管联系校长签发。

（四）学校一级、二级发文签发前，应当由校长办公室进行审核。校长办公室审核包含核稿与审核两个环节，重点对行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文逻辑是否准确；所提政策措施和办法是否切实可行；决定事项是否符合本单位的职责范围；文种是否正确，格式是否规范等进行把关。三级发文由单位负责人参照以上内容进行审核把关。

第十七条 公文编号、登记。一级行政类发文由校长办公室统一编号、登记；一级党务类发文由党委办公室统一编号、登记；二级与三级发文由各单位编号、登记。

第十八条 公文印发。公文印发必须确保质量和时效。学校各级公文由主办单位负责校对、排版后印发，其中线上发布的公文通过学校邮件系统进行发布，同时通过学校文档共享系统进行发布；线下发布的公文由主办单位缮印、盖章后分发。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制，按照保密管理要求分发。

第六章  收文办理

第十九条 收文办理由校长办公室负责。一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。

（一）签收。对收到的纸质公文应当逐件清点，核对无误后签收。在接收电子公文时，应对公文的发送单位、公文的完整性等进行核对，确认无误后方可接收。除校领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送校领导个人，校领导不受理未经校长办公室签收的公文。

（二）登记。对收到的公文逐件核查、分类登记。普通公文一律转入线上平台；密级公文应附来文承办处理单纸质传递。

（三）拟办。校长办公室对来文登记后，提交校长办公室负责人，并由其提出办理意见。其中属于常规事务，且以往有明确承办单位的，则按照职责范围直接转有关单位办理，报分管联系校长阅示；属于新增事务或重大复杂的多部门协同事务，由校长办公室提出拟办意见，报校领导批办；属于需要校领导及相关单位阅知的来文，由校长办公室转有关校领导及相关单位阅知；所有收文均需呈党委书记、校长阅知。对紧急、重要公文应提出办理时限。对需要多个单位承办的来文，须注明牵头承办单位。牵头承办单位对来文的办理负主要责任，协办单位根据职责分工对来文办理负具体责任。

（四）批办。对来文提出拟办意见后，其中需报校领导批办或阅知的公文，校长办公室要及时报送有关校领导批阅，经批办过的公文，要按校领导的批办要求及时转至有关单位办理。

（五）承办。有关单位接到交办的公文后，应按照校领导的批示要求，坚持急事急办的原则，在规定的办理时限内办理完毕并按公文要求向外部单位反馈相应的材料。不能按期办理的公文，应当在规定的截至时间前作出说明。对需要几个单位承办的来文，由牵头单位负责对具体任务进行分解，并明确协办单位具体任务，协办单位应确定具体业务负责人，并做好工作落实及材料报送。

（六）催办。校长办公室应当及时了解公文的办理进展情况，经批办过的公文，应负责及时催办。

（七）反馈。对有办理要求的公文，校长办公室将同步通过督查督办系统将任务发送至承办单位，承办单位按照公文要求办理并报送相应材料至外部单位，同时在督查督办系统反馈其办理结果。

第七章  公文管理

第二十条 各单位应指定专职公文管理人员，负责本单位公文管理工作；公文管理人员岗位变动时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十一条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。涉密公文应当按照保密法规规定进行归档。单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。

第二十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或保密办批准。

第二十三条 公文的撤销和废止由发文单位或者上级部门根据职责范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十四条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十五条 新设立的机构和部门应当及时提出发文立户申请。经审核符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第二十六条 实行公文处理责任追究。有以下情形并造成不良后果的，责令改正补救，视情况予以通报，情况严重的，按有关规定问责。

（一）未履行审核职责，或审核把关不严造成重大影响的；

（二）未按规定时限办理，或违反公文处理程序造成重大影响的；

（三）擅自行文，或随意扩大（缩小）发送范围造成重大影响的；

（四）未按规定进行风险评估，或合法性审查的；

（五）涉密公文未定密审核的；

（六）联署发文，未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；

（七）其他违反公文处理规定的行为。

第八章  附则

第二十七条 本办法由校长办公室负责解释，自发布之日起施行，原《安徽信息工程学院公文管理办法》（校办字〔2019〕8号）文件同时废止。