规章制度
学校规章制度 首页 | 规章制度 | 学校规章制度 | 详情页
安徽信息工程学院会议管理办法
校长办公室 2021-04-25

安徽信息工程学院会议管理办法

校办字〔2019〕17号

第一章  总则

第一条 为健全学校行政管理体系,进一步规范会议的组织和管理,提高会议的效率,制定本办法。

第二条 本办法适用于安徽信息工程学院(以下简称学校)各类会议。

第三条 会议原则

(一)精简。精简会议数量,学校层面原则上每周五实行“无会日”,周三下午不安排学院参加的会议;时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并;能以文件形式或其他通讯平台部署工作的,不再召开会议。

(二)高效。会议召开应确有必要,主题鲜明、内容充实、准备充分,有明确的预期效果,能解决实际问题。各类会议按照业务对口原则,只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加。严格控制时间,开短会。会议发言者应开门见山,直奔主题。

(三)务实。办会厉行简洁务实,严格控制会议规模、规格,

严禁官僚主义作风。除特殊需要外,原则上校内各级各类会议不摆花卉、水果,不安排茶歇,不制作席卡,不制作背景喷绘等。

第二章  会议类型

第四条 根据会议内容的重要程度及参会人员范围,学校会议类别:

(一)校级会议。围绕学校各项重要工作进行协商、讨论和部署,主要包括校长办公会(扩大)、党委(扩大)会议、全校性工作会议、重大事项专题工作会议等。

(二)部门级会议。围绕本单位或多个单位的相关工作进行协商、讨论和安排,分为涉及校领导参加的单一部门工作汇报会议(以下简称“单一部门工作会议”)和跨部门工作会议两种。

(三)各单位内部会议。各单位内部召开的不涉及跨部门、校领导参加的各类会议。

(四)其他会议。

第三章  会议程序

第五条 会议审批

学校所有会议履行会前审批程序(附件1)。

(一)校级会议。由相关单位申请,经分管联系校长同意后报校长办公室统筹,报校长同意后由相关单位召开。

(二)部门级会议。单一部门工作会议由相关单位提出申请,涉及校领导参加的,报备校长办公室;跨部门会议由相关单位申请,经分管联系校长同意,报备校长办公室,部门级会议由相关单位统筹安排。

(三)单位内部会议。各单位内部会议由各单位自办。

(四)其他会议。归属上述三类的参照上述三类流程执行,无法归属确定由校长办公室确定。

(五)涉及到跨校区的会议,除需要到主会现场表决、共议的事宜,原则上采用视频或电话会议的形式。

(六)对于需要会议紧急决策的单一事项,原则上可以通过邮件形式召开和表决意见,根据会议类型不同,按规定的审批流程执行。相关单位应于每周五上午下班前将上述(一)(二)类会议报校长办公室统筹安排,逾期不报的原则上不予安排下周的会议。

第六条 会议发布

校级会议、跨部门工作会议由校长办公室统筹安排后统一在学校官网公告栏发布《一周会议安排》;单一部门工作会议、跨部门会议由相关单位统筹时间后邮件告知各参会对象;单位内部会议自办。

第七条 会议承办

会议发起单位应作为承办单位具体负责会议的会前、会中和会后工作。

(一)会前工作

会议通知:会议承办单位原则上应在会前至少提前2个工作日以正式邮件发布会议通知(附件2),其中,重要、紧急会议,除以正式邮件发布,还应利用短信平台、电话等通讯方式通知参会人。

会务准备:承办单位应安排落实会务组织工作,原则上会议材料电子稿与会议通知一并提前发送与会者邮箱,提高参会效率;提前调试好电脑、投影等会议设备,准备好必要的会议物资、会议材料等。

所有校级会议、单一部门工作会议、跨部门会议通知均应抄送校长办公室。校级会议由学校宣传主管单位安排新闻采写、拍照等工作;单一部门工作会议、跨部门会议原则上承办单位及时对接学校宣传主管单位,确定会议宣传负责人,合理安排新闻采写、摄像等工作。

(二)会中工作

会议承办单位应做好会议召开前的签到工作;过程中对会议召开的时间做好整体管控,除传达性的会议和列席人员外,各类研讨会、交流会,参会者应积极发言,建言献策。

由会议承办单位过程中安排专人负责会议记录(附件3);会议承办单位应做好会议过程中的有关服务、协调等工作。

(三)会后工作

会议承办单位应做好会场物品清理、设备关闭等善后工作;会议纪要发布前应履行必要的审批程序。

1.校级会议纪要。要求会议当天完成会议纪要整理,经承办单位负责人(或分管联系校长)审核,报会议主持人审签,会后两天之内下发,会议纪要抄送校长办公室。

2.部门级会议。要求记录人员当天整理完成拟稿后,经承办单位负责人审核,报会议主持人审签,会后两天之内将会议纪要发送给全体参会人员。

(四)会议纪要督查督办。会议纪要中有关工作任务布置、推进事项等,承办单位须安排专人负责落实推进。校长办公室负责校级会议纪要督查督办执行进度的跟踪与检查。

(五)会议新闻宣传。根据学校新闻宣传有关规定,做好宣传工作,及时审核新闻稿,3个工作日之内发布。重大会议或会议取得重大成果的,应编发系列专题报道。

(六)会议质量改进。对于校级会议或跨部门组织的会议,由会议承办单位对会议召开的组织情况进行记录,填写《会议质量反馈表》(附件4),校办不定期组织抽查,推动会议的持续改进。

(七)会议资料归档。

1.校级会议资料由校长办公室统一归档,部门级会议资料由承办单位自行归档。

2.校级会议资料,会议承办单位应在会议结束后5个工作日内,将会议通知、签到表、会议材料、会议纪要等纸质材料报送校长办公室存档,同时报送上述纸质材料电子版以及会议录音(如有)、视频(如有)、照片(如有)及新闻稿(如有)等。

第四章  会议纪律

第八条 各类会议组织单位要精心组织,压实责任,强化时限要求,切实加强对会议通知收发、会场组织等环节的管理,防止出现差错。

第九条 严肃会议纪律。实行会议签到、请假制度,如参会人员不能及时参加会议,需向会议主持人请假,经批准后报承办单位备案。会议开始后,应将手机调成振动或静音模式,禁止在会场接打电话(因特殊紧急情况,可移动至会场外接听,但要确保不影响会议正常进行)。

第十条 严格保密纪律。参会人员严格保密纪律,对事关学校发展的重要、敏感问题,或与会人员的观点、讨论过程等,未经授权或未形成决策、决议前,不得外传。对违反保密规定造成不良影响或后果的,将视情况严重进行追责处理。

第五章  附则

第十一条 本办法由校长办公室负责解释。

第十二条 本法自发布之日起执行。原《安徽信息工程学院会议管理办法(试行)》(院办字〔2017〕11号)文件同时废止。