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安徽信息工程学院公务接待管理办法
校长办公室 2021-04-25

安徽信息工程学院公务接待管理办法

校办字〔2019〕10号

第一章 总则

第一条 为进一步规范学校各类公务接待的组织程序与规格标准,倡导节约风气,提高接待工作质量和效率,展示学校良好精神面貌,特制定本管理办法。

第二条 本办法适用于学校内各单位的对外公务接待活动。学校外宾公务接待活动,参照外事接待流程执行。

第三条 学校对外公务接待应当坚持有利公务、务实节俭的原则,做到勤俭节约、热情周到、有礼有节;根据来宾对象和来校目的,实行遵循标准、对口接待、分工负责的原则。杜绝奢侈浪费,不搞层层多人陪同,无故陪餐。

第四条 实行 “谁邀请、谁接待、谁负责、谁支出”的对口接待办法。

第二章 公务接待分类

第五条 公务接待实行等级管理,可分校级公务接待和部门级公务接待

(一)校级公务接待:根据来宾的身份和影响力,可分为重大接待、重要接待、一般接待三个等级。

1.重大公务接待:对学校发展和建设有重大影响的政府、企业主要领导及知名人士、专家学者、兄弟高校、主流媒体来访、调研或参加会议、采访等。

2.重要公务接待:对学校发展和建设有一定的影响的政府、企业主要领导及知名人士、专家学者、兄弟高校、主流媒体来访、调研或参加会议、采访等。

3.一般公务接待:政府及上级主管部门指派的一般性参观、交流等接待。

(二)部门级公务接待:因工作关系需要的相关单位对口接待。

(三)公务接待定级由校领导确认,校长办公室执行,对于不符合或不需要校级接待的来访,由校长办公室联系相关单位负责接待。

第三章 公务接待管理

第六条 校级公务接待由校长办公室负责,重大公务接待由校长审批;重要公务接待和一般公务接待由分管联系校长审批;部门级公务接待宴请和礼品等由各单位分管联系校长审批(工作餐标准人均50元及以下由各单位负责人审批)。

第七条 部门级公务接待由各单位负责,实行对口管理。

第八条 各单位邀请来访的重要团队、客人需要校领导参加的应及时向校长办公室提出申请,由校长办公室视情况安排相关校领导参加,对于能够合并的公务接待由校长办公室进行统筹安排。

第九条 学校公务接待原则上实行公函制度。无公函(访问函、邀请函、会议通知和其他证明公务活动的有关材料)的公务活动和来访人员原则上不予接待。

第十条 学校公务接待实行审批制度。负责接待的单位必须按照规定的接待范围合理制定接待方案,认真填写公务《安徽信息工程学院公务接待审批单》(附件1),报请相关校领导审批后予以执行。

第四章 公务接待规格和标准

第十一条 公务接待规格

(一)校级重大公务接待和重要公务接待由校长办公室按照校领导的要求安排,由校领导参加接待。

(二)校级一般公务接待,校领导原则上不陪同、不陪餐,由校长办公室指定相关单位接待,如需校领导参加接待,由校长办公室负责协调。

(三)部门级公务接待,由各单位组织实施,如需校领导参加接待,由校长办公室负责协调。

第十二条 公务接待标准

(一)用餐标准

1. 客人来访或会议代表用餐,原则上均安排在学校教职工餐厅。因工作需要确需安排在校外用餐的,请示分管联系校长批准后,在学校指定就餐地点就餐,执行协议价格。

2. 客人来访需安排用餐的,原则上只安排工作餐,需安排宴请的,须请示分管联系校长批准。重大公务接待工作餐标准控制在每人次180元以内;重要公务接待工作餐标准控制在每人次120元以内;一般公务接待工作餐标准控制在每人次100元以内,部门级公务接待标准不得突破校级一般公务接待标准,如有特殊情况,报分管联系校长审批。以上费用不含酒水、礼品等,原则上酒水费用不超过申请用餐标准费用。随行驾驶员和工作人员安排标准每人次控制在50元以内。

3. 严格控制陪餐人数,原则上不超过1:1。

4. 在公务用餐时,午餐严禁用酒,晚餐原则上不用酒。工作餐应当供应家常菜,不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,不得提供高档烟酒。

(二)住宿标准

1. 到访客人如需安排住宿的,优先安排在学校教师公寓,确需在校外安排住宿的,应请示分管联系校长审批后,严格执行学校差旅、会议管理的有关规定,在学校指定酒店安排,执行协议价格,不得额外消费。

2. 接待需校方安排住宿的,原则上只安排普通标准房间,重要接待对象需安排普通套间的,须事前报分管联系校长审批。

3. 公务接待中一般不向客人赠送礼品,对特殊客人优先考虑科大讯飞公司自主研发产品或学校其他纪念品。校级公务接待的来宾赠送的礼节性的纪念品交校长办公室存放;部门级公务接待活动中来宾赠送的礼节性的纪念品自行存放。对于公务接待活动中接受的纪念品要做好台帐登记备查,校长办公室每半年梳理一次,对于特别有意义的纪念品由校长办公室移交档案馆。

(三)车辆安排

公务接待的出行活动应当安排集中乘车,合理使用车型,严格控制随行车辆,严禁违规用车,校内活动原则上步行。

第五章 公务接待程序与要求

第十三条 制订公务接待方案

(一)公务接待方案一般包括来访(会议)时间、来访(会议)目的、人员简介、接待准备,会见、用餐、住宿安排等内容。校级公务接待由校长办公室制订接待方案,经分管联系校长审批后,发布《安徽信息工程学院公务接待通知单》(附件2);部门级公务接待由承办单位负责制订接待方案。

(二)部门级公务接待活动中如需校领导参加的,原则上应提前2天将会议或活动接待计划报备校长办公室,由校长办公室根据实际情况酌情安排。

第十四条 公务接待要求

(一)做好接待前准备工作及接待过程中服务工作。接待工作人员须着装整洁大方,态度热情诚恳,遵守纪律,应准确了解来宾所乘交通工具的车次、路线及抵达时间,以便做好迎接工作。接待结束后,承办单位将《安徽信息工程学院公务接待审批单》、《安徽信息工程学院公务接待通知单》、接待照片(或录音、视频)、记录、新闻稿等留存,校长办公室定期梳理,对于特别重要有意义的资料统一存档备案。

(二)《安徽信息工程学院公务接待审批单》和《安徽信息工程学院公务接待通知单》采用统一编号。校接待字+年份+编号,如“校接待字〔年份〕XX号”;单位首字接待字+年份+编号,如“校长办公室接待字〔年份〕XX号”。

(三)校长办公室在每次校级公务接待完成后,负责收集反馈意见,并反馈整改方案。

(四)校长办公室对校级公务接待线路进行合理分类规划;

(五)各单位指定1-2人作为接待专职讲解员,固化解说词和解说内容,并接受校长办公室组织的培训。

第六章 公务接待费用的审批与报销

第十五条 实行清单制度,接待结束后,接待单位应如实填写《安徽信息工程学院公务接待清单》(附件3),由单位负责人审核,报分管联系校长审批。

第十六条 实行台账制度。各单位必须建立公务接待台账,指定专人完整记录接待事由、接待日期、接待对象、接待地点和支出情况等有关信息,监察审计处将定期进行检查审计。

第十七条 公务接待费报销凭证应当包括《安徽信息工程学院公务接待审批单》、《安徽信息工程学院公务接待清单》、公函和票据。凭证不全或不符合有关规定的,财务部门原则上不得报销,待报销结束后,将《安徽信息工程学院公务接待清单》交至校长办公室备案。

第七章 公务接待管理与监督

第十八条 各单位应加强对公务接待经费的管理工作,文明、节俭地做好接待工作,严格按照相关要求,严格控制接待经费支出,厉行节约,降低办学成本,校级公务接待费用纳入校长办公室业务招待费用预算,接待中的物资等由校长办公室提供;部门级公务接待费用纳入对口单位业务招待费预算,接待中的物资(除学校相关资料)等由对口单位自行提供。

第十九条 学校监察审计处对各单位执行本规定的有关情况进行定期监督检查和审计,重点检查执行审批、接待标准、登记台账等内容。

第二十条 严格责任追究。承办公务接待中的单位,对执行接待标准负主要责任,具体接待人员对执行接待标准负直接责任,对把关不严的,擅提标准、违规接待的,或者明知违规而不制止的,严格查处问责。

第八章 职能分工

第二十一条 校长办公室负责校级公务接待活动的往来函件、邮件的流转、接待类型与规格的审定、接待通知的发布、接待任务的分配、资源协调等;各单位按照对口接待的原则承担相应的接待任务的对接。

第二十二条 校级公务接待由新闻中心记录并根据实际需要做好宣传报道;部门级公务接待根据要求由对口单位做好记录并根据实际需要进行宣传报道。

第二十三条 校级公务接待中涉及到参观解说、线路规划、公务车辆、会议室、贵宾室等场所等使用,由校长办公室负责协调。

第二十四条 公务接待中涉及到环境卫生、道路保障、安保措施、内部就餐等由后勤管理处、保卫处负责。

第二十五条 公务接待中涉及到欢迎字幕、电子屏使用、图书馆参观等由图文信息中心负责,文字内容由接待承办单位提供。

第二十六条 公务接待中涉及到接待物资的采购、发放及对物资领用标准的审核,由资产处负责。

第二十七条 公务接待中涉及到接待有关费用报销的标准审核由财务处负责。

第二十八条 公务接待中涉及到对接待规格标准、接待纪律的由监察审计处负责。

第九章 附则

第二十九条 特殊情况的接待工作,报请学校相关校领导审定后执行。

第三十条 本办法由校长办公室负责解释和修订。

第三十一条 本办法自发布之日起执行, 原院办字〔2017〕13号《安徽信息工程学院公务接待管理办法》同时废止。