办字〔2024〕23号

  各单位：

    为更好地利用综合科技楼各会议室资源，确保会议安排顺畅，避免使用冲突，现就进一步规范会议室管理有关内容通知如下：

    一、会议室使用申请

   （一）各单位必须通过会议管理系统提前预约会议室，明确填写会议时间、参会人数等信息预定相应的会议室。

   （二）在特殊情况下需临时使用会议室时，应在会议系统提交预约申请，及时通知会议室主管部门办理报备使用手续。

    二、会议室使用规范

   （一）使用会议室期间，应爱护公共设施，保持环境整洁。原则上，会议室使用期间，承办部门自行负责茶水工作，通知上明确另有安排的除外。

   （二）使用会议室期间采用“谁使用、谁负责”，使用完毕后，使用单位或个人需负责关闭投影、空调、电视、灯等设备。如发现有设备故障或损坏等，及时报告会议室主管部门。

    三、会议室管理维护

   （一）会议室主管部门为校长办公室，主要负责会议室的预定、维护和管理。

   （二）智慧校园办公室负责会议室设施设备技术支持，根据主管部门需求，定期检查设施设备，确保其正常运行。

   （三）后勤管理处（物业公司工作人员）负责会议室每天的开门和关门，原则上每个工作日上班前（一般为8：00）、下班后（一般为18:30）确保按时开闭。负责会议室的卫生清洁工作，每天关门前及时检查卫生情况，确保整体环境整洁。

    四、监督与处罚

   （一）校长办公室将不定期对会议室使用情况进行抽查。如发现未按规定关闭空调、设备等现象，将予以内部通报并处以罚款。

   （二）鼓励各单位互相监督，共同营造良好的会议室使用环境。本通知自发布之日起执行。请各单位务必遵守执行。

   如有任何疑问或建议请及时反馈主管部门，使用过程需要支持，请与相关部门联系。

   校长办公室（会议室申请、安排等）：林学翔（18155338367）、苏蓉（18355180035）

   智慧校园办公室（技术支持等）：卢平扬（18356986312）

   后勤管理处（卫生、开闭门等）：谷清（13855390702）

   特此通知。

    附件：1.综合科技楼会议室情况

      2.会议室无线投影设备操作说明

安徽信息工程学院校长办公室

2024年8月31日